Day 57｜FAX依頼も自動で！「出荷ストップPDF生成ツール」をGASで内製化してみた話

こんにちは、こんです🦊

今日は、現場で意外と時間を食っていた佐川急便「配送ストップ依頼FAX」の作成業務を自動化するツールを作った話です。

これまで、Googleスプレッドシートで管理していた出荷情報をもとに、毎回手作業でPDFを作成し、FAX送信していたのですが、「これそろそろ限界では？」と思い立ち、GAS（Google Apps Script）とChatGPTを使って内製化にチャレンジしてみました。

実験のきっかけ：アナログ運用による“ムダの積み重ね”

毎回PDFをテンプレに手でコピペして作るのが面倒
注文数が多いと、複数ページのPDFを手動で分ける必要がある
送信済みかどうかの管理がバラバラで、抜け漏れが起きがち

FAXというレガシーな運用はすぐには変えられないけど、「その前段階ぐらいは自動化できるのでは？」と考え、スクリプト化することにしました。

作ってみたもの（システムの概要）

今回はこんな仕組みを構築しました：

✅ ステータスが「要送信」の注文だけを抽出して自動処理
✅ 注文15件ごとに1ページになるようにテンプレートシートを複製
✅ 出荷日・伝票番号・氏名をテンプレートに差し込んでPDF出力
✅ PDFは1ファイルにまとめて出力、ファイル名も自動で命名
✅ 送信後、該当注文に「FAX送信日」「確認予定日」を自動入力

コードはすべてGASで構築しましたが、ChatGPTに構文や構造を相談しながら進めたことで、短時間で安定稼働する仕組みが整いました。

実感したメリット

1. 手作業ゼロで、送信前のPDFが完成！

毎回の転記作業がなくなり、該当注文を選んでボタンを押すだけでPDFが完成します。1件でも20件でも対応可能なので、作業量がほぼゼロになりました。

2. 書式ズレ・入力ミスが発生しなくなった

テンプレートは固定レイアウト、差し込むデータも正規フォーマットなので、整った出力が常に保証されます。「あれ？伝票番号間違えた？」みたいなヒューマンエラーが消えました。

3. 一覧への記録も自動なので、トラッキングもスムーズに

出力後に「FAX送信日」と「確認予定日」が自動で入るため、担当が交代しても進捗状況を一覧で把握できます。属人化も防げて安心。

構築事例

【出荷停止依頼一覧】：注文ごとのステータス管理と出力対象判定（ステータス＝要送信）
【テンプレート】：FAX出力フォーマット。1ページに15件分の出荷情報を配置
【PDF出力ボタン】：GAS実行トリガー。実行するとPDFが自動生成される

function exportStopRequestsAsPDF() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const listSheet = ss.getSheetByName("配送停止依頼一覧");
  const templateSheet = ss.getSheetByName("テンプレート");

  const dataRange = listSheet.getDataRange();
  const data = dataRange.getValues();
  const headers = data[0];
  const rows = data.slice(1);

  const today = new Date();
  const yymmdd = Utilities.formatDate(today, "Asia/Tokyo", "yyMMdd");
  const todayStr = Utilities.formatDate(today, "Asia/Tokyo", "yyyy/MM/dd");
  const tomorrow = new Date(today);
  tomorrow.setDate(today.getDate() + 1);
  const tomorrowStr = Utilities.formatDate(tomorrow, "Asia/Tokyo", "yyyy/MM/dd");

  // ✅ ステータスが「要送信」のみ対象
  const targetRows = rows
    .map((row, i) => ({ row, index: i + 1 })) // index = スプレッド上の行番号（2行目以降）
    .filter(({ row }) => row[0] === "要送信");

  if (targetRows.length === 0) {
    SpreadsheetApp.getUi().alert("ステータスが「要送信」のデータがありません。");
    return;
  }

  const maxRowsPerPage = 15;
  const totalPages = Math.ceil(targetRows.length / maxRowsPerPage);

  // ✅ 一時スプレッドシート作成
  const tempSpreadsheet = SpreadsheetApp.create("配送ストップFAX一時ファイル");
  const defaultSheet = tempSpreadsheet.getSheets()[0];

  const sheetList = [];

  for (let p = 0; p < totalPages; p++) {
    const newSheet = templateSheet.copyTo(tempSpreadsheet);
    newSheet.setName(`依頼_${p + 1}`);
    sheetList.push(newSheet);

    newSheet.getRange("I3").setValue(`${p + 1}/${totalPages}枚目`);
    newSheet.getRange("I4").setValue(Utilities.formatDate(today, "Asia/Tokyo", "yyyy/M/d"));

    const pageRows = targetRows.slice(p * maxRowsPerPage, (p + 1) * maxRowsPerPage);
    pageRows.forEach(({ row }, i) => {
      const bRow = 33 + i;
      newSheet.getRange(`C${bRow}`).setValue(row[2]); // 出荷日
      newSheet.getRange(`E${bRow}`).setValue(row[4]); // 伝票番号
      newSheet.getRange(`G${bRow}`).setValue(row[3]); // 氏名
    });
  }

  tempSpreadsheet.deleteSheet(defaultSheet);

  // ✅ 1ファイルにまとめてPDF出力（複数シートを対象に）
  const exportUrl = `https://docs.google.com/spreadsheets/d/${tempSpreadsheet.getId()}/export?exportFormat=pdf&format=pdf` +
    `&size=A4&portrait=true&fitw=true&scale=4` +
    `&sheetnames=false&printtitle=false&pagenumbers=false&gridlines=false&fzr=false` +
    `&top_margin=0.5&bottom_margin=0.5&left_margin=0.5&right_margin=0.5`;

  const token = ScriptApp.getOAuthToken();
  const response = UrlFetchApp.fetch(exportUrl, {
    headers: { Authorization: 'Bearer ' + token }
  });

  const blob = response.getBlob().setName(`${yymmdd}_配送ストップ依頼FAX_${targetRows.length}件.pdf`);
  const folder = DriveApp.getFolderById("フォルダのIDを挿入");
  folder.createFile(blob);

  // ✅ 出荷停止依頼一覧のFAX送信日（G列）と確認予定日（H列）を更新
  targetRows.forEach(({ index }) => {
    listSheet.getRange(index + 1, 7).setValue(todayStr);     // G列 = 7
    listSheet.getRange(index + 1, 8).setValue(tomorrowStr);  // H列 = 8
  });

  // ✅ 一時ファイル削除
  DriveApp.getFileById(tempSpreadsheet.getId()).setTrashed(true);
  SpreadsheetApp.getUi().alert("PDF出力＋一覧更新が完了しました！");
}

次回予告：FAX送信もAPIでやってみたい！

今回は「PDF出力まで」を自動化しましたが、次はその先の「FAX送信」自体も自動化できないか試してみたいと思っています。

ステップ1：eFaxなどのAPI接続方法を調査
ステップ2：出力済PDFを自動でAPIに投げる処理の実装
ステップ3：送信結果のログ取得 → ステータス更新の仕組み構築

FAX文化から完全脱却するのは難しくても、「送信業務を見えないところで自動化する」ことは十分可能だと感じています。

まとめ：GAS × テンプレで“紙FAX”も自動化できる

今回の実験では、ずっと「面倒だな〜」と思っていたFAX依頼業務を、15行単位でテンプレートに差し込む形式で自動PDF化し、一覧への記録まで完結する仕組みを構築しました。

ノーコードというよりは「ローコード」寄りでしたが、ChatGPTを相棒にすれば業務を止めずに仕組み化できることを、改めて実感しました。

FAXもシステム化できるなら、まだまだ自動化できる仕事はたくさんあるな、と。

それでは、また次の実験で！🦊

#ノーコード #業務改善 #GAS #ChatGPTで業務効率化 #レガシー業務の自動化

Day 57｜FAX依頼も自動で！「出荷ストップPDF生成ツール」をGASで内製化してみた話

🔬 Case Study Summary

Problem

Result

Tech & Process